真知即所以为行,不行不足谓之知。

【笔记整理】高效15法则

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一、数字1440的力量

想一想你在一分钟内能做的所有事

每天只有1440分钟

事实上,要想提升效率、管理时间,最重要的不是某个技巧,而是需要转变心态。

二、确立要事的优先地位

确定你最重要的任务,并且将它放在其他事情之前完成。
那么,什么是你的”第一目标”呢?什么是你的”要务”?

你的”第一目标”是什么?

认清你最重要的任务

最重要的是知道去关注什么,以及如何去实现

“你最重要的任务”(Most Important Task),简称”要务”(MIT)

在确定了最重要的目标后,要知道哪些活动有助于实现它,哪个活动就目前来说是最重要的。

设定目标也有不利的一面。相反地,他建议选择几个关注领域。

利用早晨的最高效两小时

通常情况下,绝大多数人都是在完全醒来后的两个小时内效率最高,行动意识也最强烈。
有关时间管理方面最悲哀的两个错误是——人们倾向于在醒来后效率最高的两个小时内做一些对认知能力要求不高的事情(比如浏览社交媒体)

三、不要再做任务清单了

根据日程表来做事而不要根据任务清单。

任务清单存在的问题

你写下一系列你想要完成的任务,但是没有一个明确的计划说什么时候要把它们做好。

它不能将任务进行区分

你很有可能会去选那些快速、简单的任务,而不一定是最重要的任务。

很容易会让你去做”紧急”的事而不是重要的事

会造成很多不必要的压力

蔡格尼克记忆效应是一个心理学词汇,它是基于研究表明未完成的目标会让人产生干扰式的、不受控制的想法。

过日历上的生活

如果你真的想完成一件事,为它按排出时间来

蔡格尼克记忆效应

蔡格尼克记忆效应(紧张的有意识或无意识想法都是由未完成的任务造成的)可以仅仅通过制作一个完成任务的计划来克服——你并不真的需要完成任务本身。

几个关键概念

  • “封闭时间”或者”封盒时间”。

首先,安排一大块的时间对你来说是重要的事;这就是所谓的”封闭时间”或者”封盒时间”。
计划可以增大人实现目标的概率,同时也会减少多余的认知活动

  • 重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候
  • 不要废除你的目标
  • 像对待你和医生的约定一样对待你的”封闭时间表”;它们就是那样的重要。

最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求

杰夫·威纳安排缓冲时间

通过实践管理设计自己理想的一周

关键在于不要使用任务清单来作为你管理时间的首要方法。任务清单上的事件有可能会一直这样待在那儿,没有进展,它会不断被当下发生的紧急事件所影响。而单子上还没有做完但是需要去做的事情就是我们压力的来源。

四、告别拖延症

拖延症和懒惰并没有关系

为了可以永久性地打败拖延症,你必须要理解什么是拖延症。并不是因为你懒所以你拖延,你拖延是因为:

1.你缺乏足够的动力,而且/或者……
2.当你在制定你的目标或是任务清单时,你低估了未来情绪的力量。

拖延症克星之一:时间旅行

我们现在存在的问题被心理学家称作:时间不一致。

拖延症克星之二:痛苦和愉悦

对于那些你总是拖延的艰难任务,想一想为什么要做它们,甚至可以在脑海里想一想那个画面:
“做这件事我能获得怎样的乐趣呢?”
“如果我不做的话会感到什么样的痛苦呢?”

拖延症克星之三:可靠的同伴

找一个同伴相互监督
当我们拖延的时候,我们仅仅在打破一个对自己的承诺;但是当我们打破一个对别人的承诺时会感觉更糟糕。

拖延症克星之四:奖励和惩罚

拖延症克星之五:向理想中的自己进发

很多情况下我们逃避任务是因为我们还没有想成为自己想努力成为的那个人。
个不同寻常但是很有效的策略就是和自己谈话(大声说或者是悄悄在脑袋里说),把自己当作是那个理想中的自己。
去做你想成为的人,这样的话只要你拖延着不去完成自己的任务,你就会感觉很糟糕、不舒服。

拖延症克星之六:足够好的目标

先设立一个不那么完美的目标。一旦你开始做什么事情,一旦你同意不完美也是可以的,你反而会有更加强烈的动力来完成它。

如果你是一名……这要怎么实现呢

五、零负担准时下班

总会有更多的事情要去做,总会有更多的事情可以做,要接受这一事实。

平衡”愧疚感”的秘诀

秘诀就是这个:
总是会有更多的事情要做,也总是有更多的事情可以做。

你需要对所有人的所有事负责吗?

你绝不会忙到没有时间去做你自己热爱的事情。

事情是永远都做不完的

六、维珍效率法

总是带一本笔记本。随时记录想法。

及时记录想法

需要留给后代的人类三大珍宝

但是在这三样珍宝当中,记日志是最能表明你是一名严肃的学生的一条。

照片

藏书

日志

如何记笔记

根据自己喜好选择笔记本,但笔记本则是设计出来可以保存的。

用手记笔记而不是用笔记本电脑

使用纸质的笔记本比使用笔记本电脑、平板或者智能手机记录更好。
手记笔记这一项需要听力、认知过程和回忆等一系列过程的共同参与。用笔记本电脑记笔记的人倾向于机械化地将听到的词记下来,而没有经过自己的处理。

笔记系统参考

把所有事情都记下来,所有你不想要忘记的事情。方法类似一元笔记方法。
旁边画个(□),代表我会尽快将这件安排到我的日程表上。
旁边画个圈(○),代表这将是之后日程表上的一个事件。
旁边打个感叹号(!),代表着这件事需要我的一些后续行动。
旁边打个问号(?),代表着我会在会议结束的时候对此进行提问。
旁边打个星号(*),代表着这件事很重要,或者是一个活动的关键主题。
◎如果你是一名

七、用”321-0″法掌控邮箱

邮件这件东西很容易将别人的优先事项带进你的生活;控制好你的收件箱。

邮件是一种认知老虎机

七个步骤控制邮件

取消实时通信邮件

关闭所有的邮件消息提醒

每天只检查三次邮件,使用”321-0″方法

每天安排三次时间来处理你的邮件(早、中、晚),设一个21分钟的闹钟,试着在21分钟内将邮箱清空到零。

马上实行”4个D”原则

每次当你打开邮件的时候,你应该准备好办理(Do)它、委派(Delegate)它、推迟(Defer)它或者是删除(Delete)它。
如果你”推迟”一封邮件,那么绝大多数情况下意味着你应当马上在日程表上添加一个条目——将邮件移到日历上。(记住,不是待办清单上!)
当你在考虑”删除”时,绝大多数的情况下你其实应该将它存档。

在你发送、转发或是抄送邮件时要三思

记住,你的每一次发送和转发邮件都意味着你很可能会收到回信。要是你少发邮件,那么你相应地也会少收到一些邮件。

在主题栏写明要求的任务

一个理想的主题栏不应该只包含邮件的主题,还应该包含这封邮件需要采取的行动。这可以帮助收邮件的人用更少时间来处理你的邮件。而且他们也会学着这样来给你发邮件。这个主意是让你用有效信息开始你的主题栏。我自己喜欢将这部分全部大写,以此使其在其他信息中更为突出。

让邮件简短——实实在在的简短

你需要意识到简短并不意味着粗鲁;这事实上是尊重别人时间的一种表现(与此同时也是在尊重你自己的时间)。

十分钟内将收件箱清空

八、会议缩减法

当其他所有形式的沟通都不起作用时,安排并参加会议是最后的解决办法。
看看日程表上未来一周的会议安排。如何减少甚至不让这些事情占据你的时间?

会议为什么很糟

会议开始得比计划晚

会上有一些不合适的人

帕金森的”琐事定律”

会议不合常理地打乱一天的计划

会议由不合适的人掌控

无会议周三

每周选一天不要开会

制订高效会议议程

在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见,以避免突然出现新的议题,使会议偏离最初的目标。
·明确指出会议目的。
·明确指出谁是会议主持人。
·确认所有受邀参会人员。参与会议的人员越少越好,但是也要确保不要遗漏重要人员。在谷歌,与会人员一般限制在十人甚至更少。众所周知,在苹果,如果员工不能提出一个好的理由使他留在会议上,史蒂夫·乔布斯会把他们赶出会议室。
·尽可能列出会议的议题,以便让参会人员做出决定。
·将每个议程安排的预估时间标注在议程后,以便参会者掌握会议进度;确保预估时间是切实可行的。

会议倒计时钟

时间计时器远比屏幕上的计时app要好。因为这种时钟是一种物理装置,调节简单,而且人们不可能忽视它的存在。

非传统会议方式

散步开会

站着开会

十分钟会议的好处

会议或电话的默认时长,不管是对内还是对外,都应该限定在20分钟;比这更长就应该是例外了……即使只是把会议从30分钟改到了20分钟,一天之内你也可以增加4~6个要参加的会议、要打的电话或者要赴的约。

开会时,禁止携带手机

缺乏尊重

缺少注意力

没有倾听

没有能力

每日碰头会减少其他会议时间

每日碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议,一般安排在每天同一时间,每次不超过15分钟。
每日碰头小会一定要保持在15分钟!如果时间变长,人们就不会愿意再参加了。让每个人的发言尽量简短,任何不能立即解决的、”卡壳”的地方都要先跳过。

事件

过去的24小时中的重要内容,特别是和其他团队成员有关的方面。

数字

检查日常指标,无论是销售、转换率或是小部件生产。

问题

你被什么东西”卡住”了吗?这可能是亟待解决的难题,需要消除的繁文缛节,抑或是需要解答的问题。

九、记住”不”字

拒绝所有不支持你实现近期目标的事情。

对时间的需求永无止尽

小心远处的大象

即使是体型庞大的大象,从远处看上去也很小。不幸的是,很多小事在真的要发生的时候都会变成大事。
现在我们觉得以后不会有这么忙是大错特错!
如果对某件事的回答不是”当然是!”,那么它的回答就是”不”。
你必须认识到:现在要处理的工作、任务,一个月、六个月甚至一年以后也还会有。

每个”Yes”对应一个”No”

为什么说”No”很难

允许自己拒绝,不要内疚。不要在意拒绝别人的要求时他们会怎么想。

7种拒绝别人的简单方法

对朋友说不,要考虑后果,想想对自己来说最好的决定是什么;不要试图取悦别人,首先考虑自己。对身边的人要留心,如果他们真是你的朋友,拒绝就不是什么大事。

十、帕雷托法则

对你的工作量进行简单的分析,可以减少80%的工作量
更重要的是,要形成一种思维模式,能分辨出带给你超额回报的少数事情。这就需要你去:
寻找捷径。
把最重要的事情做到极致,其他的差不多就可以了,或者直接就不做。
发展自己的技能,使自己在几个目标领域出类拔萃;不要试图掌握一切。
要知道,你可以通过确定对你来说最重要的那20%的目标和工作来减少工作量,减轻压力,提升幸福感。

80%的成果源自仅仅20%的行动

十一、”三个问题”省时间

首先把上一周的工作任务和参加的会议列出一个表,然后按照下面几个步骤进行:
1.问自己:”这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?”
2.问自己:”我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?”
3.问自己:”这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?”
这三个问题可以帮助你判断哪些工作价值低,是应该放弃、分派、重新设计的。
专注于你擅长的领域,其他的工作雇别人来做。

放弃

我可以放下什么工作?什么事情我可以完全不做?

分派

哪些工作我可以分派给下属?哪些工作可以外包出去?

重新设计

哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做?

底线

底线就是你要尽量把所有的事情都外包出去,除非:
1.你喜欢做,这是你休息、恢复精力的过程。
2.继续完成这件事,是受你的价值观驱使。
3.外包出去比你自己做这件事所花的时间更多。

十二、生产力魔术,主题日

把一周中的每一天都确定循环主题,并把工作安排进去。

为何设置”主题日”

如何确定每日主题

三个经典主题

缓冲日

在这些天,需要及时回复邮件和电话、举行内部会议、分配任务、处理文件、完成与工作有关的培训或教育活动。

专注日

我们主要关注最重要的活动,特别是创收活动。这也是需要我们充分发挥自己的聪明才智,尽力做到最好的时候。

自由日

这个时间不会有任何工作。这是留出来度假、放松或做慈善的日子。不接收任何与工作相关的邮件、电话,也不惦记这些天要完成的工作。这是恢复精力的一段时间。

休假前后安排缓冲日

十三、没掌握科学的方法就不要做这些事

反复回到同一件事情上

“凡事只做一次”的心态

如果做一件事只需要五分钟,甚至五分钟都不到,我建议你立刻就去做。只要做这件事不会干扰已经安排好的工作,一般最好是立刻采取行动,不要等以后再回来处理。

邮件处理

每封邮件都立即处理。

日历安排

如果你不能立即处理某个邮件,一个非常有效的策略就是,把它在日历上标出来,以后处理。记着,我们是要用日历,而不是待办任务清单。

简化任务

十四、改变清晨

用每天的第一个60分钟进行晨礼来提升思想,改善身体和精神状态。

参考:晨间六步曲

S代表”Silence(沉默)”(平和,感恩,冥想,或祈祷)
A代表”Affirmations(肯定)”(目的、目标、优先事项)
V代表”Visualization(形象化)”(把目标或理想生活清楚地呈现在心里)
E代表”Exercise(运动)”
R代表”Reading(阅读)”(关于自我提升的书籍)
S代表”Scribing(书写)”(日志)

十五、精力就是一切

获得更多精力

科学法则提升生产力

规划时间非常重要,它不仅能帮助你休息,还能让你重新集中注意力。
每天至少运动1到2分钟让血液加速流动。简短的运动能使我们积蓄巨大的能量,并且给大脑提供所需的氧气。这些能量甚至能让我们接管全世界。

生产率高休息得更好

能量计划创始人托尼·施瓦茨说过造物者为人体设计了”脉搏”来提示能量由消耗到恢复的过程。他通过研究发现人类在生理上每90分钟就会自然地由精力充沛、注意力集中的状态转变为疲劳状态。我们的身体会向我们发出休息和恢复的信号,但是我们会通过饮用咖啡、功能饮料和摄取糖分来干涉这个自然的过程,或者直接让自己工作到精疲力竭。施瓦茨建议全天每90分钟喝水、散步或者吃一些健康的零食来让自己休息一下。他的秘诀是:”工作+休息”。
做任何事情都要计时。截止期限可以让你的产出更高,所以可以用番茄时间管理法。
养成每天进行高强度锻炼的习惯。身体越健康,头脑就越清晰,做出的决定就越正确,取得更多成功。

十六、E-3C系统,化整为零

E-3C工作法的核心:精力

建议:
保证充足的睡眠。
食用可补充精力的食品并坚持锻炼。
坚持在早晨举行一个仪式——像冥想、记日志、补水、练瑜伽——来为一天的精力以及清晰敏捷的思维打下基础。
把工作与休息穿插进行,以保持最佳状态。

E-3C最重要的一部分

第一个C:捕捉(Capture)

把所有的、任何的事情”捕捉”到笔记本当中,而不是试图用大脑记录事情。试图用大脑记住要做的事、要打的电话和要买的东西最多就是扩展了你的认知负荷,但同时这样也带来了不必要的压力,甚至导致工作无法完成。
在记录待办事项时,记住:越快越好,因为你接下来会在日程表上安排。
一次只做一件事。别再同时做好几件事!

第二个C:日历(Calendar)

不要将待办事项做成列表!直接将待办事项标记到日历上。
尝试给每天设定主题。
保证自己的时间安排,及时说”不”

第三个C:专注(Concentrate)

走在日程安排的前面,并且不会回应可能引发其他事情的因素,例如即将到来的邮件、社交媒体信息或者”只耽误一分钟”的会议。
不同时进行多项任务;每次只全神贯注地做一件事。
通常在上午在精力处于峰值时专注处理要务和优先事项。
将工作与休息交替进行,以此保持精力集中和工作产出。大部分人每30到60分钟休息5分钟。
时机永远是现在,要有思想,有目标的活着。

附录

20个参考方法

1.每次下厨不要只做一餐。

2.卸载手机备忘录。

3.将手机设置为静音并且关闭所有提醒。

4.早餐时饮用健康的蛋白奶昔。

5.永远不要看电视直播。

因为直播电视有广告。把想看的节目录下来,这样再次观看的时候就能省去很多广告时间。

6.千万不要看电视!

7.合理利用驾驶时间

8.给他人打电话前永远提前通知对方(当然社交电话除外)。

9.尽可能地避免生活中的高峰时期。

10.使用两个显示器。

11.制定终止事项列表

“终止事项”列表即使不比待办事项列表更重要,也与它处于同等地位。
简洁和极简主义可以释放你的思维,解放你的时间表,让你能够做伟大的工作。

12.提醒他人有”截止时间”

13.与生产率高的人在一起”玩耍”

14.别让周围的人打扰你

15.成打地买生日贺卡

16.使用电子方式付款

17.不要回答陌生号码来电

18.拥有一名商业教练、导师或者一个策划团队

19.通过多种渠道释放信息

20.完成比完美更好

企业家的时间秘诀

放弃没必要的任务

早晨工作

任务日历

清理邮件

 


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