真知即所以为行,不行不足谓之知。

【金字塔原理】在书面上呈现金字塔

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采取何种演示形式,取决于内容的长短和针对的人数。

•如果信息短,而且只对一个或几个人,你可能采取书面备忘录或报告的形式,并直接发给收件人,让其自行阅读。

•如果信息短但针对很多人,你也许会采用”要点备忘录”或”视 觉资料文件”的形式,以便坐在一起讨论。

•如果信息长且针对很多人,你可能会采用幻灯片的形式,用投影仪或电脑放映图像。

在纸面上或屏幕上展示你的思想时,无论采取何种形式,在视觉上,你 都需要确保能加强组成金字塔的思想之间的逻辑性和它们之间的相互关系。读者或观众总是先看到逻辑关系的存在,然后才能理解它。因此你要用读者眼睛所看到的来强化他们的头脑所接收的。

让逻辑关系更一目了然的技巧各不相同,取决于读者只是从纸上读取你 的思想,还是他们看着屏幕上的演示的同时,听着你的讲解。不管在哪种情况下,技巧的运用都要遵循规则。本篇将介绍,无论是以书面的形式还是演示的形式,都能确保你的思想一目了然的规则。结尾部分还有一些提示,以确保你的书面语或口头语能把意思尽可能清楚地传达给你的受众。

 
 

 
 


突出显示文章的框架结构

如果文章很短,比如,支持每一关键句要点的段落少于两个,读者很容 易明白文中的要点及其相互之间的关系。给这些要点加上下划线,它们就会吸引读者的眼球,如表10-1所示。

表10-1 突出显示”要点”,吸引眼球

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收件人: 日期:

发件人: 主题:超级决战有奖竞猜

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我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否 按计划实行。我关注以下3方面:

多级标题法

使用多级标题的基本方法是:不同层次的思想(观点、论点、论据、建 议),用不同的标记区分;层次越低的思想离页面的右端越近;同一层次的思想釆用同一表现形式,如表10-3所示。

表10-3 标題应对应思想的层次

 
 

1.这是每章的标题

每章的标题应该编号,居中排列,并总结提炼每章的主要思想。紧接标题 (或题目)的段落,应该清楚表达主要概念,并提供给读者需要的一切信息,以保证在提出论点以及论证方法之前,你和读者”处于同样位置”。接下来其他章的标题也应釆用同样的格式。

思想的不同侧面,可以用段落标记或其他明显标记加以区分,如:

•第一主要思想

•第二主要思想

这是每节的标题

每节的标题也要呈现每节的思想,第一节标题和其他各节标题也应采取 同样的格式。每节可以进一步划分为若干小节或编号段落(如果论点不长的话)。必须介绍每一小节的主要思想,不同思想可以用段落标记加以区分:

•第一次要思想

•第二次要思想

这是小节的标题

同样,小节标题也应呈现小节的主要思想,所有小节标题应采取同样的格 式,可以用段落标记区分小节内的不同思想。

1.这是编号段落。可以在首句或第一个词组下划线,以强调所有编号观点 具有相似性。说明一个观点可能需要不止一个段落,但最好不要超过3个。

使用段落标记排列:当包括的项目少于5个时(例如上面所列的每节标 题),或某一段落里含有要强调的要点,需引起特别注意时使用,如:

这些段落应使用粗体字.并尽量简短

因此,主要思想可以釆用每节标题左端顶格对齐的格式;次要思想可以 釆用小节标题的格式;次次要思想可以釆用编号段落的格式,依此类推。当然,标题的选择不一定要墨守成规,但不论釆取何种格式,一种标题应该代表一个思想层次。

使用标题应注意以下几点:

1. 每一层级的标题不可能只有一个

标题呈现的是金字塔里不同层级的思想,每一层级不可能只有一项内容。 因此,文章里不可能只有一个章标题、一个节标题、一个小节标题、一个编号段落或一个项目符号段落。说得更清楚一些,就是不要像报纸杂志那样,仅仅为了使版面好看,而用一个标题把上下文分开。标题的目的是吸引读者的注意,一个标题代表的思想是一组思想中的一个,一组中所有思想共同解释或支持该组的整体思想。

2. 相同的思想(观点、论点、建议等)应使用相同的句型

每一组思想都是同一类的思想,为了强调这种一致性,一组中的所有标 题应该采用同样的句子顺序,即对仗。所以,如果一章中,第一节的标题中第一个词是动词,该组其他各节标题的第一个词也应该是动词;如果第一小节的标题中第一个词是名词,其他各小节标题的第一个词也应该是名词,举例如下:

任命一位全职的总经理

-协调各项活动;

-实施各项改革。

建立明确的职权范围

-根据支持的需要将饭店重新分组;

-安排专人负责海外业务;

-从指挥链中撤销所有委员会。

从上例中可以看到,第一组中各小节标题的第一个词是动词,并不意味 第二组中各小节标题的第一个词也必须是动词。记住,在主要章节的组与组之间的思想之间有一堵看不见的墙。因此,要强调的是同一组中各小节思想之间、而不是不同组的各小节之间的一致性。

3. 标题用词应提炼思想的精髓

标题的作用是提示,而不是统领下文,因此应该尽量简明扼要。例如, 在前面的例子中,第一节的标题如果写成”任命一位全职的总经理,实行明晰的中央集权”,就太累赘了。

4. 标题与正文应分开考虑

标题更多的是为眼球而写,而不是为头脑而写。因此,很少有人仔细阅 读标题,不能靠标题作为正文的一部分传递信息。比如,不要这样写:

任命一位全职的总经理

这一行动将进一步明确日常的职责……

相反,紧接标题的第一句话应该表明你在转向一个新的话题。整篇文章 要做到即使没有标题,读起来也很顺畅。但是这一原则不适用于编号段落。编号段落是正文的必要组成部分。

5. 每组标题应提前集中介绍

这样做是为了说明该组标题将解释或讨论的主要论点,以及将要提出的 思想观点。如略去这段介绍,读者可能一头雾水,只有读到文章的结尾才弄明白你在本节中想要证明的论点,而这时他可能已记不起文章的开头部分了。因此,千万不要紧接着文章题目写每一章的标题;也不要紧接着每一章的标题写每一节的标题,在大标题下应有一段话,集中介绍下面标题的主要内容。

6. 不要滥用标题

这是所有规则中最重要的一条。只有当标题有助于说清楚你想传达的信 息,有助于读者领会你思想的细节时才使用。通常情况下,没有必要在每一节标题下再设分支。

标题如果提炼得恰当,可以作为所写报告的目录、摘要,是另一个对读 者有用的工具,使读者与作者的思维保持一致。从上文注意事项2的例子,可以了解标题对于沟通的价值。当然,只有把真实的思想放在金字塔的方框里,这一方法才能奏效。如果目录中的标题与下面例子中的一样,就失去了与读者沟通的价值

通常情况下,切忌在报告中使用诸如”序言”和”背景”之类的标题。 上例中,序言和背景有重复的部分,这些部分都包含介绍性的信息;另外也没有必要。标题是用来表示思想的不同层次的,而在上例中,”思想”直到”发现”这一关键句层次才算理论上的开始。

下划线法

另一种表示思想层次的常用方法,是用下划线标出关键句层次下的所有 支持性论点,如表10-4所示。更低层次的支持性论点也全部用下划线标出,但在字体和行首缩进上有区别

①英文用大小写区别,而中文用字体、字号、斜体或加粗区别。——译者注

表10-4行首缩进和下划线也可以表现层次

题目总结提炼中心思想

关于背景,写一个自然段左右。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

关于冲突和疑问,写一个自然段左右。有时候疑问是隐含的。

说明中心思想。

如果文章长度超过7个自然段,用关键句要点说明思想:

•第一关键句要点

•第二关键句要点

……

无论釆用哪种格式,下划线法都是为了阅读方便和提高阅读速度。对读 者来说,只需浏览一遍中心思想、各下划线的句子,就能轻松理解整篇文章,但对作者来说有点难度,因为要遵循许多苛刻的原则:

1. 必须严格使用疑问/回答结构

下一层次的各个论点,必须而且只需直接回答上一层次论点提出的问题。 这种格式不允许用优美的语言或详细描述,因为会破坏对逻辑清晰明确的呈现。如果确有必要,可以在每一节的引言或结束段落里详细介绍背景资料。

2. 必须注意论点的措辞,说明论点的信息越少越好

如果读者必须费力看完30个单词后才能抓住论点,就很难理解文章的逻 辑关系。所以当你发现自己的论点超过12个单词,或者包含不止一个主语和谓语时,就应该简化论点的措辞。

3. 必须坚决把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内

很多人无视这一要求,只是简单地罗列观点,而忽略了演绎和归纳的细 节。在演绎推理的链条中,永远不会有4个以上的论点,在归纳推理的链条中,则不会超过5个。如果发现自己的论点超过以上数字,你很可能没有对自己的论点进行分组。这时,你应该重新考虑归类和分组。

 
 

数字编号法

许多企业以及大多数政府机构,都喜欢用数字而不喜欢用标题强调文章 的细分部分,有的甚至给每一个段落编上号。这种方法的优点在于,任何一个话题或建议都能被方便准确地查找到。

但是,频繁使用索引编号,容易分散读者对文章整体或整节内容的关注。 另一个明显的缺点是,如果修改文章时删去一个或几个段落,就需要为所有后续的段落重新编号,文字的处理也是件令人讨厌的事情。

虽然数字编号法方便查找,但最好和多级标题法配合使用。多级标题的 优点是帮助读者迅速找到思想的要点。如果读者在若干天后需要重读文章,多级标题可以起到恢复记忆的作用。

此外,作为搜索的参考,你会发现”第4章第1节有关生产利润……”的 说法,比只说”第4章第1节……”更清楚。看到前一种说法,读者在查找具体章节时头脑中已经有了大概的了解,而在后一种说法的情况下,读者必须找到该章节后才能开始思考文章的大意。

应该使用什么样的编号体系呢?下面是常见的一种:

1.没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命

1.1其他动物在危险来临时会跑开

1.1.1狗会留下来

1.1.1.1即使留下来意味着死亡

下面这种使用起来更简单:

I.没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命

1.其他动物在危险来临时会跑开

a.狗会留下来

i.即使留下来意味着死亡

任何一种编号体系都应该呈现文章中思想的实际层次。序言、总结性概 括、连接性评论或次要论点的引言所在的段落,不必编号。

行首缩进法

有时你的文章很短,不适合用标题或编号呈现思想的层次。然而你仍然 要处理不同组别的思想,并希望用某种方式突出这些观点。

支持或解释中心思想、主要观点的论点,如果能归类分组,将更容易为 读者吸收。请看下面两个备忘录的不同版本:

我已经把和弗兰克.格里菲思及其他工程师的”创造性思维”会议 安排在9月份的第二周,把和艾尔.比姆及其人员的会议安排在9月份的第三周。

我认为,需要用一些幻灯片作为对序言的补充,附录中有供参考的 概念。我们还需要有关”积极强化用语实例”的幻灯片,作为演示结束时的总结。这些用语应该打印出来作为资料散发。

演示我们已有的改革成果的幻灯片,例如你所做的关于乐器的幻灯 片,对9月份第二周与弗兰克的会议非常重要,对第三周与艾尔•比姆的会议则是必不可少的。

我们购买了影片《人类为什么要创造》,作为该计划的一部分。”改 革环境特点汇总表” 一节也需要幻灯片。

该版本虽然条理清晰,但相比之下,下面版本使用的方法,更能够让论 点吸引读者的眼球:

我已经把和弗兰克.格里菲思及其他工程师的”创造性思维”会议 安排在9月份的第二周,把和艾尔.比姆及其人员的会议安排在9月份的第三周。为了这两次会议,我需要以下内容的幻灯片:

1. 序言中提出的主要论点。附录中有供参考的概念。

2. 积极强化用语实例。这些幻灯片将作为演示结束时的总结。用语也应该打印出来作为资料散发。

3. 我们已有的改革成果,例如你所做的关于乐器的幻灯片。这些幻灯片对与弗兰克的会议非常重要,对与艾尔•比姆的会议则是必不可少的。

4. 创造改革环境需要采取的措施。

一般情况下,当你采用行首缩进法划分思想(观点、建议、论点)时, 需要记住一条重要规则:要用相同的句型表达观点。这样做不仅能节省用词,使你的思想易于理解,还能帮助你检查是否说清楚了自己想说的内容。比如从上面的备忘录不难看出,作者在第四点中没有交代清楚他具体需要什么样的幻灯片。

无论备忘录长短,通过表现格式区分不同组别的思想观点,将有助于理 解这些思想观点。但是,写英文文章时,与多级标题一样,每篇备忘录只能有一组观点用行首缩进法,否则视觉效果会受影响。

项目符号法

项目符号法是行首缩进法的变型。咨询公司常使用这种方法写项目进度 小结。项目进度小结的读者对象一般是咨询公司客户的高级主管,几个人围坐在桌子旁,一页一页地仔细研究。

项目进度小结的格式

1. 写项目进度小结时,在主要内容不变的前提下,以不同的方式提出你的思想观点

a. 你这么做是因为客户阅读文章时你在场

-而且你希望就提出的思想观点进行讨论

•你能得到他对你的发现的直接反馈 •并能按照希望的方向继续工作

b. 因此,你以有助于客户阅读的方式把你的思想观点写在纸面上

-你希望他能迅速地理解中心论点

-你希望他能轻松地找到观点之间的关系 -你希望他能清楚地区分次要论点

2. 为了取得良好的视觉效果,你必须遵守某些规则

a. 每一层次的陈述简短直接

-省略文雅的注释

-省略连接句

b. 每一层次只有一个陈述句

c. 如果可能,同一层次的思想观点使用相同的句子结构

d. 确保每一层次的思想观点直接与上一层次相联系

-要么解释它

-要么支持它

3. 除非你有意遵守规则,否则不必使用这种格式

所有以上介绍的方法都可用做在视觉上辅助读者,让读者能看清楚自己 正在苦苦思索的逻辑关系,并帮助他更快地加以理解。必须承认,这些方法只能节省读者很少的时间,但是如果他每天都有大量文件需要处理的话,累积的价值是很可观的。

上下文之间要有过渡

写完序言后,就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字, 介绍每一关键句要点。在一些篇幅较长的文章中,也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫,让读者知道已经论述的和下一步计划论述

的内容,同时保证论点和论点之间的连接流畅且不机械。因此不应该像下面 这样写:

本章探讨了优先考虑某些事项的必要性,下一章将探讨如何决定优 先考虑的事项。

不要把两个章节在做什么连接在一起,而应该把它们说的内容,即主要 思想观点连接在一起。就好像同时看两个方向——回头看已说过的内容,向前看将要说的内容。在每一章或节的开始,可以采用讲故事或承上启下的方法作铺垫。如果章、节比较长,也可以在结尾处作一总结,然后继续往下进行。

总结各部分内容

有时遇到一个章节特别长或特别复杂,你希望停下来作一个完整的总结 后再继续往下写。第4章第1节的结尾处就是这样一个例子,对如何写序言作了总结性阐述。

下面是我们刚讨论过的里兹_赖恩饭店一章结尾处的总结:

总之,本章建议的最高主管机构包括里兹-赖恩董事会和主席,一 位集团董事总经理和3位向他汇报的关键高管,3人各负责一个集团的主要业务。这些职位和汇报关系为整个集团业务的长期领导和控制建立了强力的框架。只有通过机构改组提高控制和承担责任的程度,集团才能实现本报告其他部分提出的改进。

这类结论性的总结并不难写,只要记住其目的是尽量凝练地复述前文的 主要论点和基调。你的金字塔结构里已经有了这些东西,你要做的只是为读者提炼和汇总。

得出完整结论

理论上,如果你是按照金字塔原理写序言和构思文章正文的,就没必要 再写结论性的文字,因为你已经在文章开头清楚地说明了读者的问题,并按无懈可击的逻辑关系给予了完整的回答。但是,你会感到一种心理需要,应该优雅地结束,而不是简单地停笔。就像人们在备忘录的最后往往写上”如果您有任何问题,请随时来电话”,表达的就是这种心理需要。

比较醒目(也许过于醒目)的办法,是在文章正文的最后用一行星号, 有时被称为”日落”(sunset),表示正文结束,然后写最后一个自然段。可以使用”结论是……”这样的字眼,提醒读者你的主要论点,但要避免简单地重复已经说得很清楚的内容,比如:

这份报告提出了有关公司重组的建议,并阐明了每个部门应采取的具体措施。

应该使用具有说服力的语言,不但要为读者总结文章的内容,而且要让 读者产生一种恰到好处的情感。这是亚里士多德关于如何下结论的忠告:

读者是否要在一篇商业文章的结尾产生”恰到好处的情感”,可以进 行商榷,但我认为作者应该让读者感觉到有一种采取行动的需求和愿望。因此应该给读者一些提示,他在读完文章获得新的知识后要思考什么或能够做什么。

这种提示可以釆取哲学观点的形式,也可以采取立即行动建议的形式。 亚伯拉罕•林肯在他的第二次总统就职演说中就同时使用了这两种方法:

对任何事不怀恶意,对所有人心存宽厚,对正义坚信不疑,因为上帝 使我们看到了正义。让我们继续努力完成正在从事的事业,包扎好国家的创伤,关心那些肩负战争重任的人,照顾好他们的遗孀孤儿,去做能在我们自己中间和与一切国家之间缔造并保持公正持久和平的一切事情。

当然,如果你希望根据主题或读者的要求保持敏感和克制,可以对不同 的文章釆用不同的结尾。

总之,如果你坚持在文章的最后加上结论,应写一些能阐明所传达信-息 重要性的内容。下面是一篇报告的结论性段落,报告要传达的信息是,建立一个全欧洲的、快速的技术文献计算机查询系统,在技术上是可行的:

如果能成功推出该系统,不仅可以使工商业、专业或学术界的用户 能更快地获取科技资讯,而且可以创造一个信息共同市场,向所有用户,而不只是国家收藏机构,提供现有全部资源。不仅可以引发标准化和一体化方面的进步,还可能促进全新标准的开发。我们认为前景是激动人心的,也非常愿意和您一起推出试验计划。

说明下一步行动

你可能从我的语气中感觉到,我不鼓励大家写结论性段落,原因是不容 易写好。一个简单实用的原则就是写不好还不如不写。但是,有一种情况下,必须写结论性的章节,就是当你希望读者在最近的将来采取行动时。

如果你的文章是建议读者采取一系列你认为他有可能釆取的行动,而且 篇幅较长,就有必要说明下一步措施。因为如果他决定釆取该行动步骤,有些事情他必须在第二天晚上就做。为了说明这些行动,你必须专门写一节,题目就叫”下一步措施”。写作的唯一原则是读者不会质疑你写入该节的内容,也就是说,要釆取的行动必须是逻辑上理所当然的。

比如,为了建议客户收购一家公司,你写了 30页精彩的分析文章,解释 你为什么认为它是个好主意,而且你相信他会这么做。这时,你会取一个标题叫做”下一步措施”,并写下下面这段文字:

如果你认为收购该公司是个好主意,你应该:

1.打电话给该公司老板,邀请他共进午餐;

2. 打电话给银行,确认当你因收购需要用钱的时候,可以随时得到;

3. 再次召集收购委员会处理管理上的细节。

显然,你的读者不会问你”为什么我要邀请他共进午餐而不是晚餐?” 这些都是不言而喻的论点,读者毫不迟疑就会接受。但是,从另一方面来说,如果读者对这些论点有疑问,你应该把这些论点放进文章的正文,看看它们在横向上和纵向上能否和你说的其他内容相吻合。

介绍以上各种方法,目的是方便读者思考,毕竟读者中接受过分析和思 考培训的很少,根本比不上你对主题的理解,哪怕主题就是他自己的公司。在诠释你对主题的思考方面,他和你不在同一条起跑线上。

因此,当你写完长长的一组论点,准备接着写下一组时,你不能期望读 者对某一点的理解和你要求的一样精确。可以说,各种不同的过渡方法都是为了抓住读者的思想,把它拉回到它应该属于的地方,让读者理解你想说的内容。可以把写过渡性文字当做礼仪练习,当需要的时候以优雅的方式写。


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